外国人雇用の手続き一覧で迷わない！漏れなく進むコツ

外国人材の採用が決まったものの、在留資格の確認や社会保険の加入、ハローワークへの届出など、何をどの順番で進めればよいか迷っていませんか。本記事では外国人雇用の手続き一覧を雇用前・雇入れ時・入社後の3ステップに整理し、チェックリスト形式でわかりやすく解説します。手続き漏れによる不法就労のリスクを避けるためにも、ぜひ最後まで確認してください。

外国人雇用の手続き一覧｜雇用前・雇入れ時・入社後の3ステップで完全網羅

外国人を雇用する際の手続きは、おおまかに「雇用前」「雇入れ時」「入社後」の3段階に整理できます（本記事独自の整理であり、法令上の分類ではありません）。まずは全体像を一覧表で確認してみましょう。

段階	タイミング	主な手続き
雇用前	内定を出す前後	在留カード等で在留資格、在留期間、資格外活動許可の有無を確認、就労可否・職務内容のチェック
雇入れ時	内定後〜入社日	雇用契約書の作成、社会保険・労働保険の加入要件の確認と該当する場合の加入手続き、ハローワークへの外国人雇用状況届出書の提出（雇用保険の被保険者となる外国人は雇用保険の資格取得届で届出を兼ねられ、被保険者とならない外国人は雇い入れた日の属する月の翌月末日までに提出）
入社後	入社後〜継続的に	在留期限の管理、就業規則の整備・周知（常時10人以上の労働者を使用する事業場では作成・届出・周知が義務。労働基準法第89条）

この一覧を押さえておけば、外国人雇用の手続きで迷うことは少なくなるはずです。それぞれの詳細を次の見出しから順番に見ていきましょう。

【雇用前】在留資格・就労可否の確認

内定を出す前に必ず確認したいのが、応募者の在留資格と就労の可否です。在留カードの記載内容を見落としたまま採用してしまうと、企業側が不法就労助長罪に問われるおそれがあります。これは故意でなくても対象となるため、知らなかったでは済まされません。この段階では、在留カードの見方や職務内容と在留資格の整合性を確認する作業が中心になります。次の見出しから、具体的な確認手順を詳しく見ていきましょう。

【雇入れ時】雇用契約書・社会保険・ハローワーク届出

内定が決まったら、入社に向けた実務手続きに入ります。まず労働条件通知書を兼ねた雇用契約書を作成し、労働条件を明確に示すことが欠かせません。あわせて社会保険（健康保険・厚生年金保険）と労働保険（雇用保険・労災保険）への加入手続きを進めます。さらに、雇用保険の加入有無にかかわらず、ハローワークへの外国人雇用状況届出書の提出も忘れずに行いましょう。この3つの実務については、次の章でひとつずつ詳しく解説します。

【入社後】在留資格の更新・期限管理を徹底する

入社したら手続きが終わるわけではありません。在留カードには必ず有効期限があるため、更新時期を管理する体制を社内に整えることが大切です。期限を見落とすと不法就労のリスクにつながります。また、常時10人以上を雇用する事業場では就業規則の整備・周知も義務となり、外国人労働者にも同様に適用されます。次の章では、入社後に継続して取り組むべきポイントを具体的に紹介します。

ステップ1：雇用前にやること｜在留資格と就労可否の確認

内定を出す前後には、在留カードの確認と、任せる職務が在留資格の範囲内かどうかのチェックが欠かせません。この章では、不法就労助長罪を避けるために企業が押さえておきたい2つの確認ポイントを解説します。

在留カードで就労できる資格かどうかを確認する

在留カードには表面の「就労制限の有無」欄と裏面の「資格外活動許可欄」があり、ここを見れば就労の可否がひと目でわかります。あわせて出入国在留管理庁の在留カード等番号失効情報照会を使えば、偽造カード対策にもなります。以下では、在留資格を3つのタイプに分けて確認のポイントを紹介します。

就労に制限がない在留資格の種類

「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」など、身分や地位にもとづく在留資格を持つ人は、職種を問わず働くことができます。在留カードの「就労制限の有無」欄には「就労制限なし」と記載されるため、確認は難しくありません。単純作業を含め、どのような業務に就いてもらっても問題ない点が特徴です。

就労に制限がある在留資格の種類

「技術・人文知識・国際業務」「特定技能」「介護」「技能」などは、許可された活動の範囲内でのみ就労できる在留資格です。在留カードには「在留資格に基づく就労活動のみ可」と記載されます。採用する職務がその範囲に収まっているか、必ず確認しましょう。範囲外の業務に就かせてしまうと、資格外の就労とみなされる可能性があります。

就労が認められない在留資格の種類

「留学」「家族滞在」「文化活動」「短期滞在」などは、原則として就労が認められていない在留資格です。留学・家族滞在は、包括的な資格外活動許可を受ければ原則週28時間以内で就労できます。文化活動は個別許可の内容によって異なり、短期滞在は原則として就労できません。許可の有無は在留カード裏面で確認できるので、忘れずにチェックしておきましょう。

採用する職務と在留資格が一致しているかを確認する

在留カードの在留資格欄を確認するだけでは、実は十分ではありません。実際に任せる職務内容が、その在留資格で認められた活動の範囲に該当しているかどうかも確認する必要があります。たとえば専門知識を活かす仕事のはずが、実態は単純労働に近い場合、在留資格の範囲外と判断されることがあります。判断に迷うときは、出入国在留管理局に「就労資格証明書」の交付を申請すると安心です。この証明書があれば、職務内容が在留資格に適合していることを公的に確認できます。

ステップ2：雇入れ時にやること｜入社手続きのチェックリスト

内定後は、雇用契約書の作成、社会保険・労働保険の加入、ハローワークへの届出という3つの実務が続きます。ここでは、それぞれの手続きで押さえておきたいポイントを解説します。

雇用契約書・労働条件通知書を作成する

労働条件通知書は、労働基準法にもとづきすべての労働者に交付が義務づけられている書類です。外国人労働者の場合も例外ではなく、雇用契約書と兼ねて作成するのが実務上おすすめです。厚生労働省は外国人労働者向けモデル労働条件通知書を英語や中国語など複数の言語で公開しているので、活用すると認識のズレを防ぎやすくなります。職務内容は在留資格の範囲内であることを明記し、就労ビザの取得を条件とする場合は「在留資格の変更許可が下りることを条件に効力が発生する」といった停止条件を記載しておくと、後々のトラブルを避けやすくなります。

社会保険・労働保険に加入手続きをする

外国人労働者も、国籍にかかわらず日本人と同じ基準で健康保険・厚生年金保険・雇用保険・労災保険への加入義務が発生します。フルタイムで働く場合や、所定労働時間・日数が一定基準を満たす場合は加入対象です。手続きでは、日本年金機構へ被保険者資格取得届を提出する際、マイナンバーと基礎年金番号が結び付いていない場合など、所定の場合はローマ字氏名届の提出が必要になる点に注意しましょう。

また、外国人特有の制度として、帰国時に一定の要件で受け取れる脱退一時金や、母国との二重加入を防ぐ社会保障協定もあわせて確認しておくと安心です。

ハローワークに外国人雇用状況届出書を提出する

外国人雇用状況の届出は、労働施策総合推進法にもとづき、原則として外国人を雇用する事業主に義務づけられている制度です（特別永住者および在留資格「外交」「公用」の者を除く）。提出書類や期限は、雇用保険の被保険者になるかどうかで異なります。

区分	提出書類	提出期限（雇入れ時）
雇用保険被保険者になる場合	雇用保険被保険者資格取得届	雇入れの翌月10日まで
雇用保険被保険者にならない場合	外国人雇用状況届出書（様式第3号）	雇入れの翌月末日まで

届出の際は在留カードの記載内容をもとに在留資格や在留期間を確認します。厚生労働省によると、届出を怠ったり虚偽の届出をしたりした場合は30万円以下の罰金の対象となるため、提出期限の管理を徹底しましょう。

ステップ3：入社後にやること｜継続的な管理のポイント

入社後も継続して行うべき労務管理があります。在留期限の管理体制づくりや就業規則の整備・周知など、コンプライアンスを保つために企業が取り組むべき事項をここで紹介します。

在留資格の有効期限・更新時期を管理する

在留カードの有効期限（在留期間満了日）は、本人任せにせず企業側でも把握しておくことが大切です。期限切れに気づかず働かせてしまうと、不法就労とみなされるリスクがあります。出入国在留管理庁によると、在留期間更新許可申請は原則として在留期間満了日のおおむね3か月前から可能です。また、満了日までに申請していれば、特例期間として処分が出るまで、または満了日から2か月を経過する日までのいずれか早い日まで、従前の資格のまま在留・就労できます。社内で一覧管理表を作り、余裕をもって案内する仕組みを整えておきましょう。

就業規則を整備・周知する

労働基準法第89条により、常時10人以上を雇用する事業場では就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務づけられており、外国人労働者にも同様に適用されます。労働基準法第3条では、国籍を理由に労働条件で差別的な取り扱いをすることを禁じているため、外国人だけに不利な規則を設けることは法違反となります。就業規則は、母国語やわかりやすい日本語で要点を伝えるなど、内容が正しく伝わる形で周知することが望ましいでしょう。

【状況別】雇用パターンごとの手続きの違い

外国人採用は「海外呼び寄せ」「留学生の新卒採用」「中途採用」で、必要な在留資格の手続きが異なります。それぞれで求められる申請の種類が変わるため、次の見出しでケース別に詳しく解説します。

海外在住の外国人を日本に呼んで採用する場合

海外に住む外国人を採用する場合、企業（受入機関）が代理人として地方出入国在留管理局に在留資格認定証明書交付申請（COE）を行います。出入国在留管理庁が示す標準的な処理期間はおおむね1〜3か月程度で、時期によってはさらに時間がかかることもあります。証明書が交付されたら本人へ送付し、現地の日本大使館・領事館で査証（ビザ）の申請、日本入国、在留カードの交付という流れで進みます。なお特定技能で採用し登録支援機関に支援業務を委託する場合、委託費用は外国人1人あたり月額2万〜4万円程度が一般的な相場とされているので、あわせて予算計画に入れておくとよいでしょう。

外国人留学生を新卒採用する場合

留学生を新卒採用する場合は、「留学」から「技術・人文知識・国際業務」などの就労系在留資格への変更許可申請が必要です。出入国在留管理庁は、4月からの就労を希望する場合、例年12月1日から1月末までの間に申請するよう案内しています。書類が不足していたり申請が遅れたりすると、入社日までに審査が終わらない可能性があるため注意しましょう。なお、卒業前でも学校からの卒業見込証明書などを提出すれば申請は可能で、実際の在留カード交付は卒業証書を提示した後になります。

すでに日本で就労中の外国人を中途採用する場合

中途採用では、基本的に日本人と同様の入社手続きに加えて、転職前後で職務内容が変わる場合は在留資格変更許可申請が必要になります。多くの就労資格では在留資格の範囲内の仕事であれば変更申請は不要ですが、特定技能の受入れ機関変更など、転職時に在留資格変更許可が必要な資格もあります。変更が不要な場合でも、次回の更新に備えて任意で「就労資格証明書」を取得しておくと審査がスムーズに進みやすくなります。

また、転職した外国人本人には、転職後14日以内に「所属機関に関する届出」を出入国在留管理庁に提出する義務があるため、企業側からも案内してあげるとよいでしょう。

まとめ

外国人雇用の手続きは、採用前・入社時・入社後の3段階に分かれ、在留カードの確認から在留資格の申請、雇用契約書の作成、社会保険の加入、ハローワークへの届出、そして入社後の期限管理まで多岐にわたります。どの手続きも抜け漏れがあると不法就労のリスクにつながるため、外国人雇用の手続き一覧をチェックリスト化し、時系列で管理することが欠かせません。対応に不安がある場合は、行政書士や社会保険労務士、外国人採用支援サービスなど専門家への相談も検討してみてください。

外国人 雇用 手続き 一覧についてよくある質問

外国人 雇用 手続き 一覧についてよくある質問

ここでは、外国人雇用の手続きに関して読者からよく寄せられる疑問を5つ取り上げ、Q\&A形式で簡潔に回答します。実務で迷いやすいポイントの参考にしてください。

外国人雇用の手続きを忘れた場合、どのような罰則がありますか？

手続きの種類によって異なりますが、外国人雇用状況の届出を怠ったり、虚偽の届出をした場合は、労働施策総合推進法第40条に基づき、1人の外国人労働者につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。さらに不法就労につながった場合は、企業側も不法就労助長罪に問われ、3年以下の拘禁刑もしくは300万円以下の罰金、またはその併科が科されるおそれがあります。なお、2027年4月1日施行予定の法改正により、不法就労助長罪の法定刑は5年以下の拘禁刑もしくは500万円以下の罰金に引き上げられる予定です。

応募者の在留資格がよくわからない場合、どのように確認すればよいですか？

在留カード表面右側の「就労制限の有無」欄と、裏面の「資格外活動許可欄（資格外活動許可の有無）」を確認するのが基本です。判断に迷う場合は、出入国在留管理庁の在留カード等番号失効情報照会（カードの失効情報を確認する仕組みで、就労可否そのものを判断する制度ではありません）や、就労資格証明書の交付申請（現在の在留資格での就労内容の適法性を証明するもので、在留資格を新たに付与するものではありません）を活用すると安心です。

外国人労働者も社会保険への加入は必須ですか？

はい。国籍にかかわらず、日本国内の事業所で働く労働者は、所定の要件を満たす場合、健康保険・厚生年金保険・雇用保険・労災保険の適用対象となり、その判断基準は日本人労働者と同じです。

留学生のアルバイト雇用でも、正社員採用と同じ手続きが必要ですか？

留学生をアルバイト等として雇用する場合も、雇用保険被保険者か否かにかかわらず、外国人雇用状況の届出義務（労働施策総合推進法第28条）があります。ただし「留学」の在留資格は原則として収入を伴う事業または報酬を受ける活動はできないため、資格外活動許可を得ているか、原則週28時間以内の勤務であるか（長期休暇中は週40時間までなどの例外あり）を必ず確認しましょう。

手続きに不安がある場合、誰に相談すればよいですか？

在留資格に関する申請は、一定の研修等を修了した「申請取次行政書士」等が専門的に扱っており、社会保険や労務管理は社会保険労務士が専門です。人材紹介会社を利用する場合の手数料や、特定技能で登録支援機関に委託する場合の費用は、企業・職種・サービス内容などにより大きく異なります。自社対応が難しい場合は、外国人採用支援サービスの活用も検討してみてください。