営業代行で60％のコスト削減！スポット活用で繁忙期の業務効率もUP

事例概要

取り組み前の課題

この企業様は、四半期に1回、インターネットサービスを導入している全国の施設に営業社員が訪問しています。

訪問先の施設での業務は、キャンペーン申込書や掲示物の交換、メンテナンスのような簡易作業がほとんどで、1施設当たり30分以内で終了する業務です。ただ、良好な関係性を維持するためになくすことはできない業務と位置づけ、営業社員が出張など高い経費と時間をかけて訪問しており、コスト面で大きな課題を感じていました。

このような簡易作業を低コストで営業代替できないか、ということで当社にご相談をいただきました。

取組み内容

現在の年4回の訪問のうち、2回（春と秋の繁忙期）を営業代行に置き換えて営業活動を実施しました。実施する業務は、訪問施設への事前アポイント、キャンペーン申込書や掲示物の交換、メンテナンス作業、管理人様へのヒアリング、回収物の返却でした。

コスト削減かつ業務レベルの適したスタッフの選定

一番の目的であるコスト削減のために、全国に在籍している当社スタッフの中で、訪問施設に近いエリアに在住しているスタッフを選定。また、作業は簡易的であるものの、管理人様への使用状況やご要望などのヒアリングが伴う業務のため、コミュニケーション力に長けたスタッフを選定しました。

マニュアルの充実

はじめて訪問するスタッフでも、営業社員と同等レベルの業務が実施できるよう、業務内容をかみ砕き、具体的な行動がとれるマニュアルを作成しました。
マニュアルにはアポイント取得時のトークや訪問日を指定させないポイントなどを記載。ヒアリング項目はトークの具体例を提示し、得たい情報を得られるように工夫しました。

連携作業の効率化

ご依頼いただいたエリアは東北・首都圏・静岡・九州と全国にまたがり、それぞれのエリア計6名の営業様、当社側も複数のエリア担当者との連携が必要でした。そのため、双方窓口を設置し、営業様からの事前共有事項・スタッフからの質問事項などのやり取りを一本化して効率化を図りました。

毎週1回、アポイントの取得状況と一週間分の活動報告を行うことで、進捗状況を把握いただきました。加えて訪問先からの要望事項などは都度共有することで、営業様がほぼリアルタイムに現場の状況を把握しながらご自身の営業活動を実施することができました。

図.　連携イメージ

活動の結果

1回あたり、のべ23人日分の業務日数と60%の経費カット

年4回中2回の訪問に必要な営業リソース（1回あたり23日分）を営業代行で確保することで、営業社員は自分でしかできない業務に集中することができ、繁忙期の営業効率が向上。現地の営業代行スタッフが対応することで、社員が出張で訪問していたときの40%の交通費で訪問を実施することができました。

また、専門の営業代行スタッフが対応することで、活動指定期間2か月に対し、1か月で74%の業務は完了。営業社員が実施するより速いペースで100%の訪問業務を完了することができました。

営業社員より低コストで、同レベルの業務完了を実現

掲示物の交換やメンテナンスなどの簡易作業に加え、入退店情報・インターネット使用状況・要望・不満軸などのヒアリングを実施しました。初対面の管理人様からのヒアリングでしたが、ヒアリング報告は、営業様とほぼ同等のレベルで入手できているとの評価をいただきました。

ここがポイント

・繁忙期、キャンペーン時期の既存営業業務をアウトソースの営業代行に依頼することで、営業社員の負荷を軽減。今回のような簡易業務、マニュアル化できる業務はスポット営業代行を利用することで固定のコストをかけることなく、必要なときに必要な量の業務を発注し、営業を効率化することが可能です。

・営業所から時間や経費をかけて訪問している施設は、現地のスタッフが対応することで交通費などの経費削減にもつながります。

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