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COLUMN
コラム

フィールド組織運営
2019.03.14

会議を変えれば、結果が変わる。ラウンダー活動で結果を出す会議運営法とは。

ラウンダー活動には大勢が関わるため、目的意識の共有や施策の理解、活動内容の一貫性といった要素が非常に重要になります。これらを形成する場がラウンダー同士、顔を合わせて意見交換、情報共有できるラウンダー会議です。
また、ラウンダー会議はラウンダーをスキルアップさせる場でもあり、会議運営の出来いかんでラウンダー活動自体にも大きな影響を及ぼします。ラウンダーに望ましい活動を理解してもらい、行動を促すことがラウンダー会議の成果といえます。
ラウンダー会議を何となくやっている、あるいは今の会議運営に疑問を感じているという方は、一度、ラウンダー会議の運営方法を見直してみてはいかがでしょうか。今回は定例会議でラウンド組織が抱えやすい問題を解決し、ラウンド活動の成果に結びつく会議にするための具体的なポイントをご紹介します。

目次

ラウンダー会議を開催するにあたり、事前の準備を疎かにしていてはラウンド活動の結果に結びつく会議運営は見込めません。結果を出す会議を実現するためにすべき事前準備のポイントは次のとおりです。

会議日程の設定

本部担当営業、ラウンダー、販促物担当者など会議参加予定者のスケジュールを確認して、最適な日程で会議日を設定します。会議時間は2~3時間程度が一般的ですが、長引くことも想定して会議室などの開催場所は余裕をもって押さえておきたいものです。また、ラウンダーには主婦の方もたくさんいますので、日程を決める際には、以下の点にも留意しましょう。

 

1.連休の中日、お盆・年末年始などは出席率が低くなるので避ける。

2.会議時間は主婦の方が活動しやすい時間帯の10時~17時の間で設定する。

 

アジェンダ(当日の予定表)作成

会議日程が決まったら、会議で話し合う議題などをまとめたアジェンダを作成し、参加者へ配信します。事前にアジェンダを送ることで、参加者は会議の内容を事前に把握することができ、理解促進や活発な意見交換につながります。アジェンダは下記とおり「項目」「概要」「進行担当者」「スケジュール」「所要時間」を記載します。また、スタッフ会議では下記の4点があるといいでしょう。

1.前月の活動結果

2.成功事例と課題解決策

3.スキルUP研修

4.次月の活動依頼

 

資料の作成

活動内容や結果を分析し、その内容を参加者が理解できるような分かりやすい資料を用意します。ポイントは専門用語を控え、できるだけ分かりやすい言葉を使うことと、グラフやイラストなどを多用し見やすくすること。ラウンダーは様々な方々がいるため、営業会議で使用するような数字の羅列、文字ばかりの資料では、行動に結びつけるまで理解してもらうことは難しい場合があります。

必要な資料は会議によって異なりますが、下記の6点は用意するといいでしょう。

1.メーカーの実績進捗
POS実績などのメーカー実績を集計しラウンダーと共有します。これはノルマを課すためのものではなく、ラウンダー活動が業績にどのように貢献しているかを理解してもらうために活用します。

2.巡回状況
ラウンダーごとに訪問店舗数と頻度を表すコール数を記載し、活動内容を数値で確認します。設定したコール数を巡回できているかがポイントで、上振れ・下振れにかかわらず、結果が設定コール数からかけ離れている場合はラウンダーへその要因を確認します。

3.活動目標(依頼事項)の進捗率
ラウンダーの設定目標がどこまで進捗しているかを理解してもらう資料です。一目で進捗状況が理解できるよう1ページにまとめるのがコツ。依頼事項が計画どおり実行されているか否か、実行されていない場合その原因等を探ります。
各店舗の業績は、ラウンダー各自の活動だけでなく商品力やプロモーション、競合店の有無などの要因も関係するため、ラウンダー個人は売上ノルマを持たないことがほとんどです。そのため数字に対する意識が低くなるケースもあるので、ラウンダーには売上目標ではなく店頭で実現してほしいことの目標値を設定することが望ましいでしょう。
したがって、ラウンダー会議ではラウンダー各自に定量的な活動目標を設定し、その進捗状況を共有しながら、どの活動に注力しなければならないかを理解してもらう必要があります。

例えば、下記の場合ラウンダーには「もっと商品採用を積極的にしなければいけない」ということを理解してもらう必要があります。ここで大切なのが活動目標は仮説を立てて事前に決めておくということです。仮説に基づく活動目標が設定されていないと、売上目標達成に影響しない活動に注力してしまう場合があり、売上拡大につながらないということが起こります。
売上を上げるために必要な活動を仮説立てして、それをラウンダーに依頼することで目標達成とリンクした活動となります。
参考:目標達成に結び付ける!ラウンダーの活動内容設定方法

4.各活動目標の進捗要因
各活動目標に対する進捗状況を記載し、共有できるようにしておきます。進捗率だけを記載しているケースも目立ちますが、それではラウンダーの活動を変えることにつながりません。ラウンダー会議はスタッフの活動を促すことに主眼が置かれる必要があります。
活動目標に対し大きく上振れ・下振れが見られるラウンダーには、事前に「○○項目が達成率○%という結果になっています。要因になりそうなこと思い当たりますか?」といったヒアリングをしておくといいでしょう。
ヒアリング時には、他のスタッフが再現できるよう「いつ、誰に、どんなアクションをしたか」など具体的に聞くのがポイントです。ここでのヒアリング情報が「成功事例」や「課題解決策」の情報源となります。

5.成功事例、課題解決策
前項の各活動目標の進捗要因でヒアリングした情報を基に、成功事例と課題解決策をまとめます。ラウンダー会議は活動を促すことが最終目的のため、情報共有した他のラウンダーが活動を再現しやすいよう留意しましょう。成功事例と課題解決策の要素としては下記が必要となります。

画像に関しては、撮影するスタッフによって「撮る場所が一定でない」、「ブレている」など精度に問題がある場合がありますので、予めどういう撮影をすればいいのか分かるように簡単なマニュアルを用意しておくといいでしょう。

※マニュアル例

6.次月の活動ポイント
ここまでの情報を基に、次月に注力してほしい活動内容をまとめ再度伝えます。特に新商品が出る場合などには、「専用の販促物や什器を店舗展開できるよう交渉する」といった、メーカー施策と連動した活動を‏依頼することも忘れずにしましょう。

・事前準備の留意点
ラウンダー会議において、スムーズな会議運営とラウンダーの活動に変化をもたらすためには、事前に当日の流れを把握したうえで会議に臨むことです。予め想定される発言や質問への解答を用意しておくことで、建設的な会議運営を実現することができます。
また、会議の場で参加スタッフに課題のヒアリングを行うと、会議が荒れてしまう確率が高くなります。個別ヒアリングでは出てこない不平や不満も、会議という場では集団心理が働き、一挙に噴き出す可能性があります。こうならないために、課題のヒアリングは事前に行い、ヒアリングできた課題に対する解決策を用意しておくことがスタッフからの不平・不満を抑えることにつながります。

事前の課題ヒアリングは参加者全員から行う必要はありません。ラウンダーの抱える課題は共通していることが多く、数名をピックアップして行えば現状の課題が浮き彫りにできるはずです。
明らかになった課題に対しては、「ラウンダー自身で解決すること」か「メーカーの協力を得て解決すること」かのどちらかの方向性で解決策を考えます。この一連の「課題ヒアリング」→「課題解決策の検討」は事前準備の必須項目ですので、かならず実行するようにしましょう。

いよいよラウンド会議当日。当日は事前に準備したアジェンダに沿って進行していきます。
会議全般において活発な意見交換が行われるよう留意しながら、特定の人だけが発言するのではなく参加ラウンダー全員が遠慮なく意見を言える雰囲気づくりも大切なことです。
また、会議本番は情報共有や課題解決の場であると同時に、ラウンダーと直接コミュニケーションがとれる場でもあります。この機会をラウンダーのモチベーションを上げるチャンスとして活用することも重要なことです。
ラウンダーのモチベーションを上げる方法はいろいろありますが、なにより効果的なのはラウンダー本人に直接会って活動内容をほめることです。メールや電話ではなく、直接感謝の言葉を伝える場としてラウンド会議を活用しましょう。   

参考記事:課題はスキル?モチベーション?具現化率を高める『ラウンダー育成』のポイント - モチベーションの改善

会議本番で留意すべき点は以下のとおりです。

議事録の作成

会議で出た発言や決定事項、質疑応答事項などを漏れなく記載し、議事録として会議後に送付します。議事録を残すことで、会議参加者の認識のズレを防げるほか、会議に参加できなかった人へも情報を共有することができます。記載漏れを防ぐため、議事録をとる人と会議進行役は分けるのがいいでしょう。

研修・ディスカッションの実施

事前のヒアリングでラウンダーのスキルに課題があるケースや、新商品の紹介など新たな取り組みを行う場合は、ラウンダー会議で研修やディスカッション、ロープレを実施します。通常、ラウンダー会議は2~3時間で設定しますが、研修等を予定するときは1日かけて行うなど余裕をもった日程を心がるといいでしょう。もちろん、主婦の方がラウンダーとして参加する場合は、日中の活動できる時間帯で終了できるよう時間設定に配慮しましょう。

不平・不満を抱えている人への対策

ラウンダー会議にはいろいろなタイプのラウンダーが参加します。なかにはいつも不平・不満を言う人がいるケースも見受けられます。このようなタイプがいると会議自体が壊れてしまうこともあるので、事前にしっかり対策を考えておくべきです。
まず、こういった人が不平・不満を発言する際には、聞くことに徹することが重要です。発言の途中でこちらの意見を述べると、相手は感情的になりますます収集がつかなくなる恐れがあります。相手に意見をすべて言わせたうえで、改善策を提示すると素直に受け入れてくれるというケースが多々あります。また、今回の会議は重要事項が多いので円滑に進めたいという旨を事前に根回ししておくことも効果的です。

発言者が片寄ってしまうケースへの対策

定例会議だと発言する人がいつも同じというケースが見受けられます。こういった場合、参加者にいきなり発言を促すのではなく、一度考える時間を与えてから発言させる手法が効果的です。予めワークシートを用意し、記入が済んでから順番に発言するようにすれば、参加者全員の意見を聞くことができます。また、発言しやすい空気をつくるため、どんなに見当違いな発言や無謀な意見でも否定しないことが大切です。

今日の会議は無事終了しました。でも、やるべきことはまだあります。
会議の終わりは新たな活動の始まりでもあります。今日の会議を明日のラウンダー活動に活かすために、会議終了後は次のことを忘れずに行いましょう。

資料の送付

会議で使用した資料や作成した議事録を関係者へ送付します。定例会議の内容は次の会議へと引き継がれますので、欠席者への送付も忘れずに行いましょう。

次回会議の日程設定

定例会議では、会議終了後に次回の日程を決めたほうが調整の手間が省けます。参加人数がそれほど多くないのなら、その場で決めてしまいましょう。一方、参加人数の多い大がかりな会議の場合は、その場での日程調整が難しいことが想定されるので、後日改めて設定したうかいいでしょう。
ラウンダー会議には下記のような種類があります。組織の規模や状況に応じて日程は設定しましょう。

【会議の種類】

ラウンダー会議は漫然と開催していても意味がありません。多くの人の時間を拘束するのですから、目的と成果をきちんと設定したうえで行うようにしたいものです。

ラウンダー会議で最も重視すべきは「ラウンダーの活動を促す」ことです。やって終わりではなく「行動→結果→検証」を継続していく場とすることが大切です。また、主婦の方をはじめとした多用な人が参加する場であり、通常の会議とは異なるものであることも忘れないようにしましょう。

ラウンダー活動の成果は、ラウンダー会議にかかっているといっても過言ではありません。ラウンダー会議の質を高めることが、ラウンダー活動で結果を出す第一歩となるのです。